Taşınır Kayıt Kontrol Şube Müdürlüğü Personelinin Yürüttüğü İş ve İşlemler
1. AMBARLARIN STOK, SEVK, İDARE VE KONTROL İŞLEMLERİNİ YÜRÜTMEK
Rektörlük ve bağlı birimlerin hizmetinde bulunan ambarların stok, sevk, idare, muhafaza ve kontrol işlemlerini ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda yürütmek.
a) Rektörlük ve bağlı birimlerden gelen ihtiyaç ve talepler doğrultusunda malzeme ihtiyaçlarını belirlemek, ihtiyaç listelerini hazırlamak ve ilgili birime iletmek; satın alma işlemleri gerçekleştirilen malzemelerin teslim alınması sırasında gerekli kontrolleri yapmak, muayene ve kabul işlemlerinin gerçekleştirilmesini takip etmek, teslim alınan taşınırların giriş kayıtlarını ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak yapmak ve stoklara almak.
b) Ambarda bulunan taşınırların cins, miktar ve özellikleri itibarıyla kayıtlarla fiili durumlarının uyumunu takip etmek; taşınırların uygun koşullarda muhafaza edilmesini sağlamak ve ambar düzenini korumak.
c) Rektörlük ve bağlı birimlerin demirbaş, kırtasiye, sarf, temizlik ve benzeri taşınır ihtiyaçlarını, ilgili birimlerden gelen talepler doğrultusunda karşılamak; gerekli çıkış ve teslim işlemlerini mevzuata uygun olarak gerçekleştirmek.
d) Stok seviyelerini düzenli olarak takip etmek; asgari stok seviyesinin altına düşen veya stoklarda bulunmayan taşınırların temin edilebilmesi amacıyla ihtiyaç listelerini hazırlamak ve ilgili birime iletmek.
e) Ambar giriş ve çıkışlarının düzenli olarak takip edilmesini, taşınır kayıtlarının güncel tutulmasını ve gerekli belge ve kayıtların mevzuata uygun şekilde düzenlenmesini sağlamak.
2. REKTÖRLÜK VE BAĞLI BİRİMLERİN TAŞINIR KAYIT VE KONTROL İŞLEMLERİNE DESTEK OLMAK
a) Rektörlük ve bağlı birimlerde yürütülen taşınır kayıt ve kontrol işlemlerinin ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak gerçekleştirilmesine yönelik bilgi, belge ve uygulama desteği sağlamak.
b) Birimlerin taşınır giriş, çıkış, devir, kullanıma verme, iade, sayım ve benzeri taşınır işlemlerinde ihtiyaç duydukları bilgi ve uygulama desteğini sağlamak.
c) Varlık İşlem Fişi, Taşınır Teslim Belgesi, devir belgeleri, sayım tutanakları ve diğer taşınır kayıt ve kontrol belgelerinin düzenlenmesi ve kontrolüne yönelik destek sağlamak.
d) Birimlerin taşınır kayıtlarının güncel, doğru ve düzenli tutulmasına yönelik gerekli kontrolleri yapmak; tespit edilen eksikliklerin giderilmesi konusunda ilgili birimlere rehberlik etmek.
e) Taşınır kayıt ve kontrol süreçlerinde karşılaşılan uygulama sorunlarının çözümüne yönelik destek sağlamak ve gerektiğinde ilgili birimler arasında koordinasyonu yürütmek.
f) Taşınır kayıt ve kontrol işlemlerinin yürütülmesinde, Taşınır Kayıt Yetkilisi, Taşınır Kontrol Yetkilisi, harcama yetkilisi ve diğer ilgili görevlilerin mevzuattan kaynaklanan görev ve yetki sınırlarını gözetmek.
3. İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞINA AİT TAŞINIRLARIN KAYIT VE TAKİP İŞLEMLERİNİ YÜRÜTMEK
a) İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı’na tahsis edilen veya verilen makine, teçhizat, demirbaş ve diğer taşınırların kayıtlarını ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak tutmak ve güncel olarak takip etmek.
b) Dayanıklı taşınırları, yetkili makamın talep ve onayı doğrultusunda Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmek suretiyle kullanıcılarına veya yönetiminden sorumlu personele teslim etmek; iade edilen taşınırların fiziki durumunu ve kayıtlarını kontrol ederek teslim almak.
c) Kullanıma verilen taşınırların kullanıcı, bulunduğu yer, sicil numarası ve diğer kayıt bilgilerinin güncel tutulmasını sağlamak.
d) Mali yılsonu itibarıyla taşınırların sayım ve kontrol işlemlerinde, ilgili sayım kuruluna gerekli bilgi, belge ve kayıt desteğini sağlamak.
e) Sayım sonuçları ile taşınır kayıtlarının karşılaştırılmasını sağlamak; tespit edilen noksanlık veya fazlalıklara ilişkin gerekli işlemlerin yürütülmesini takip etmek.
f) Taşınır kayıtları ile muhasebe kayıtlarının karşılaştırılması ve uyumunun sağlanmasına yönelik gerekli bilgi ve belgeleri hazırlamak ve ilgili muhasebe birimine iletmek.
4. TAŞINIR DEVİR İŞLEMLERİNİ YÜRÜTMEK VE TAKİP ETMEK
a) Birimler arasında devri yapılacak taşınırların ilgili mevzuat kapsamında gerekli bilgi, belge ve onaylarının tamamlanmasına ilişkin işlemleri takip etmek.
b) Devir işlemleri için harcama yetkilisi, üst yönetici veya diğer yetkili makamlardan alınması gereken onayların ilgili makamlardan alınmasına ilişkin işlemleri yürütmek ve takip etmek.
c) Gerekli onayların alınmasını müteakip taşınırların devir çıkış işlemlerini gerçekleştirmek ve ilgili belgeleri düzenlemek.
d) Devredilen taşınırların devralan birime teslim edilmesini sağlamak ve gerekli teslim/devir belgelerini düzenlemek.
e) Devir işlemlerine ilişkin Varlık İşlem Fişi ve diğer belgelerin düzenlenmesini sağlamak ve ilgili kayıtları güncellemek.
f) Devir işlemi yapılan taşınırların devralan birim tarafından ilgili muhasebe kayıtlarının yapılmasını takip etmek ve gerekli bildirimleri gerçekleştirmek.
5. EKONOMİK ÖMRÜNÜ TAMAMLAYAN VE KULLANILAMAZ DURUMDAKİ TAŞINIRLARIN HURDA İŞLEMLERİNİ YÜRÜTMEK
a) Ekonomik ömrünü tamamlamış, teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyen veya kullanım özelliğini kaybetmiş taşınırların tespitine ilişkin işlemleri yürütmek.
b) Hurdaya ayrılması uygun görülen taşınırların ilgili komisyon tarafından değerlendirilmesine ilişkin gerekli bilgi ve belgeleri hazırlamak ve komisyon çalışmalarına destek olmak.
c) Komisyon tarafından hurdaya ayrılması uygun görülen taşınırlar için düzenlenen Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve diğer belgelerin ilgili mevzuata uygun olarak hazırlanmasını ve tamamlanmasını takip etmek.
d) Harcama yetkilisinin onayını müteakip hurdaya ayrılan taşınırların kayıtlarının düşülmesine ilişkin işlemleri gerçekleştirmek ve gerekli Varlık İşlem Fişlerini düzenlemek.
e) Hurdaya ayrılan taşınırların satışına ilişkin ilgili birimlerce yürütülen işlemlere gerekli bilgi, belge ve uygulama desteğini sağlamak.
f) Satışı gerçekleştirilen hurda taşınırların ilgili kişi veya firmaya teslim edilmesini sağlamak ve teslim işlemlerine ilişkin gerekli belgeleri düzenlemek.
6. HİZMET ARAÇLARININ TAŞINIR KAYIT, TAKİP VE KONTROL İŞLEMLERİNİ YÜRÜTMEK
a) Rektörlük ve bağlı birimlerin hizmetinde bulunan taşıtların taşınır kayıt ve kontrol işlemlerini yürütmek; taşıtlara ilişkin kayıtları güncel tutmak ve gerekli giriş, çıkış, devir, kullanıma verme ve kayıt düşme işlemlerini gerçekleştirmek.
b) Hizmet araçlarının Kamu Filo Bilgi Sistemine kayıt, güncelleme ve takip işlemlerini yürütmek; araçlara ilişkin bilgi ve belgelerin sistem üzerindeki kayıtlarını güncel tutmak.
c) Hizmet araçlarının satış, devir, tahsis, hurdaya ayırma, trafikten çekme, kayıt düşme ve benzeri hareketlerine ilişkin işlemleri ilgili mevzuat ve yetkili makamların kararları doğrultusunda yürütmek ve gerekli sistem kayıtlarını güncellemek.
d) Taşıtların kullanıma verilmesine ilişkin Taşınır Teslim Belgesi ve gerekli diğer belgeleri düzenlemek; teslim, iade ve kullanıcı değişikliklerine ilişkin kayıtları güncel tutmak.
e) Taşıtlara ilişkin Varlık İşlem Fişi, Taşınır Teslim Belgesi, devir tutanağı, teslim ve tesellüm belgesi, hurda/kayıttan düşme belgeleri ve benzeri belgeleri düzenlemek ve ilgili kayıtları oluşturmak.
f) Taşıtlara ilişkin bilgi ve belgeleri mevzuat hükümlerine uygun şekilde muhafaza etmek; gerektiğinde ilgili birimlere bilgi ve belge sunmak ve kurum içi koordinasyonu sağlamak.
7. İNŞAAT, BAKIM, ONARIM, YENİLEME VE TADİLAT ÇALIŞMALARI SONUCUNDA ORTAYA ÇIKAN HURDALARIN TESLİM VE TAKİP İŞLEMLERİNİ YÜRÜTMEK
Kurum bünyesinde gerçekleştirilen inşaat, bakım, onarım, yenileme, tadilat ve benzeri çalışmalar sonucunda ortaya çıkan ve satışı gerçekleştirilen hurda malzemelerin teslim ve takip işlemlerini yürütmek.
a) Satışı gerçekleştirilen hurda malzemelerin cins ve miktarlarını tespit etmek ve ilgili sözleşme ile satış şartlarına uygunluğunu kontrol etmek.
b) Hurda malzemelerin cinslerine göre tartım işlemlerinin yapılmasını sağlamak ve tartım sonuçlarını ilgili tutanak, tartım fişi ve diğer belgelere işlemek.
c) Tartımı tamamlanan hurda malzemeleri, sözleşme imzalanmış olan ilgili firmaya, sözleşme ve satış şartlarına uygun olarak teslim etmek.
d) Teslim işlemlerine ilişkin teslim tutanağı, tartım fişi ve diğer belgeleri düzenlemek veya teslim almak.
e) Hurda malzemelerin teslimine ilişkin düzenlenen belgeleri, gerekli takip ve işlemlerin yapılması amacıyla süresi içerisinde Satınalma Şube Müdürlüğü’ne iletmek.
f) Hurda teslim işlemlerinin sözleşme, satış şartları, tutanak ve tartım belgelerine uygun olarak gerçekleştirilmesini takip etmek; tespit edilen eksiklik veya farklılıkları ilgili birimlere bildirmek.
8. SIFIR ATIK KAPSAMINDA GERİ DÖNÜŞTÜRÜLEBİLİR ATIKLARIN DEPOLAMA VE TESLİM İŞLEMLERİNİ YÜRÜTMEK
Kurumun Sıfır Atık uygulamaları kapsamında toplanan geri dönüştürülebilir atıkların ayrıştırılması, geçici depolanması, kayıt ve takibi ile yetkili firmalara teslim edilmesine ilişkin işlemleri yürütmek.
a) Kurum bünyesinde Sıfır Atık uygulamaları kapsamında toplanan geri dönüştürülebilir atıkları türlerine göre ayrıştırmak ve uygun koşullarda geçici depolama alanlarında muhafaza etmek.
b) Depolanan geri dönüştürülebilir atıkların cins ve miktarlarının takibini yapmak; gerektiğinde tartım işlemlerini gerçekleştirmek veya gerçekleştirilmesini sağlamak ve ilgili kayıtları tutmak.
c) Biriktirilen geri dönüştürülebilir atıkların, kurum tarafından sözleşme imzalanmış olan yetkili geri dönüşüm/atık yönetimi firmasına, ilgili mevzuat ve sözleşme hükümleri doğrultusunda teslim edilmesini sağlamak.
d) Atıkların teslimine ilişkin tartım fişi, teslim tutanağı, makbuz ve benzeri belgeleri düzenlemek veya teslim almak.
e) Atıkların teslimine ilişkin belgeleri takip ve gerekli işlemlerin yapılması amacıyla Satınalma Şube Müdürlüğü’ne bildirmek ve teslim etmek.
f) Geri dönüştürülebilir atıkların depolama ve teslim süreçlerinin ilgili çevre ve atık yönetimi mevzuatı, Sıfır Atık uygulamaları ve kurum tarafından imzalanan sözleşme hükümlerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
9. KAMU KONUTLARINA İLİŞKİN İŞ VE İŞLEMLERİ YÜRÜTMEK
a) Kamu konutu tahsis talebinde bulunan personelin Konut Tahsis Talep Beyannamelerini (EK-5) almak, düzenli olarak kayıt altına almak ve muhafaza etmek.
b) Her yıl Ocak ayı içerisinde, bir önceki yıl içerisinde yapılan başvurular ve mevcut başvurular esas alınarak kamu konutu tahsis puanlamasını yapmak, sıra cetvelini hazırlamak ve Tahsis Komisyonunun değerlendirmesine sunmak.
c) Personelin durumunda meydana gelen ve konut tahsis puanını veya sırasını etkileyebilecek değişikliklerin mevzuatta öngörülen süreler içerisinde bildirilmesine ilişkin işlemleri takip etmek; gerekli bilgi ve belgeleri alarak puanlama ve sıralama kayıtlarını güncel tutmak.
d) Konut tahsisi, feragat, görev veya durum değişikliği, konuttan çıkış ve benzeri nedenlerle meydana gelen değişiklikleri ilgili kayıtlara işlemek.
e) Kamu Konutları Yönetmeliği kapsamında konutu boşaltması gereken personeli takip etmek ve konutun boşaltılmasına ilişkin gerekli bildirim ve yazışmaları süresi içerisinde yapmak.
f) Boşaltılan kamu konutunun teslim alınması sırasında konutun fiziki durumunu, konut içerisinde bulunan demirbaş ve diğer unsurları kontrol etmek; elektrik, su ve doğalgaz sayaçlarına ilişkin gerekli tespitleri yapmak.
g) Konutun teslim alınmasına ilişkin Kamu Konutlarını Geri Alma Tutanağını düzenlemek ve gerekli kontrolleri yaparak konutu teslim almak.
h) Düzenlenen Kamu Konutlarını Geri Alma Tutanağının ilgili örneklerini Personel Daire Başkanlığına ve ilgili personelin bağlı bulunduğu birime göndermek.
ı) Boşalan kamu konutlarının, güncel puanlama ve sıra cetveli doğrultusunda hak sahiplerine tahsis edilmesine ilişkin işlemleri yürütmek ve Tahsis Komisyonuna sunmak.
i) Tahsis Komisyonu tarafından alınan kararların uygulanmasına ilişkin sekretarya ve bildirim işlemlerini yürütmek.
j) Konut tahsis kararının, mevzuatta öngörülen süre içerisinde ilgili personele yazılı olarak bildirilmesini sağlamak.
k) Tahsis edilen konutun ilgili personele teslimine ilişkin Kamu Konutları Giriş Tutanağını düzenlemek; konutun teslimini gerçekleştirmek ve tutanağın ilgili örneklerini ilgililere vermek/göndermek.
l) Kamu konutlarına ilişkin tahsis, başvuru, puanlama, sıra cetveli, giriş, geri alma, feragat ve benzeri belgeleri düzenli şekilde dosyalamak ve muhafaza etmek.
m) Kamu konutlarının tahsis ve teslim işlemlerini, Kamu Konutları Yönetmeliği ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak yürütmek.
10. OTOPARK TAHSİS VE TAKİP İŞLEMLERİNİ YÜRÜTMEK
a) Kurumun yürürlükte bulunan otopark tahsis ve kullanım düzenlemeleri doğrultusunda otopark taleplerini başvuru tarih ve sırasına göre kayıt altına almak ve takip etmek.
b) Boşalan otoparkların teslim alınmasına ilişkin gerekli işlemleri yürütmek, çıkış/teslim tutanağını düzenlemek ve ilgili kayıtları güncellemek.
c) Otopark tahsis ve boşaltma işlemlerine ilişkin gerekli bildirimleri Personel Daire Başkanlığına ve ilgili personelin bağlı bulunduğu birime yapmak.
d) Boşalan otoparkların, yürürlükte bulunan tahsis ve kullanım esasları doğrultusunda sıradaki personele tahsis edilmesine ilişkin işlemleri yürütmek.
e) Otopark tahsislerine ilişkin bildirim yazılarını hazırlamak ve ilgili birimlere göndermek.
f) Otopark tahsis, devir, boşaltma ve benzeri işlemlere ilişkin kayıt ve belgeleri düzenli olarak muhafaza etmek.
11. ÜNİVERSİTE ETKİNLİKLERİNDE DESTEK HİZMETİ GÖREVLERİNİ YÜRÜTMEK
a) Üniversite tarafından gerçekleştirilen açılış törenleri, mezuniyet törenleri, şenlikler, konserler, turnuvalar ve benzeri etkinliklerde ihtiyaç duyulan tören ve organizasyon malzemelerinin temin, sevk, yerleştirme ve düzenleme işlemlerine destek olmak.
b) Etkinliklerde kullanılmak üzere tahsis edilen dayanıklı taşınırların, ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda teslim alınması, kullanıma verilmesi, takip edilmesi ve muhafaza edilmesine yönelik işlemleri yürütmek.
c) Etkinliklerde kullanılan taşınırların gerektiğinde Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmek suretiyle ilgili personele veya koordinasyondan sorumlu görevliye teslim edilmesini sağlamak.
d) Etkinlik sonrasında kullanılan malzemelerin eksiksiz olarak teslim alınmasını, fiziki durumlarının kontrol edilmesini ve uygun koşullarda muhafaza edilmesini sağlamak.
e) Etkinliklerde kullanılan taşınırların kayıt, teslim, iade ve muhafaza işlemlerine ilişkin gerekli belge ve kayıtları düzenlemek ve muhafaza etmek.