TAŞINIR KAYIT KONTROL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ PERSONELİNİN YÜRÜTTÜĞÜ İŞ VE İŞLEMLER

1- Rektörlük ve bağlı birimlerine hizmet veren ambarların stok takibi, sevk ve idaresini kontrol etmek.
a) Rektörlük ve Rektörlüğe bağlı birimlerin talepleri doğrultusunda Tüm birimlerin taleplerini hazırlayıp satın alma birimine sunmak. Satın alma birimi tarafından alımı yapılan malzemelerin kontrolleri yapılarak teslim almak. Muayene kabul işlemlerinin yapılmasını sağlamak ve taşınır giriş işlemleri yapılarak stoklara almak. Stoktaki malzemelerin muhafaza ve kontrollerini sağlıklı bir şekilde yapmak.
b) Rektörlük ve Rektörlüğe bağlı birimlerin demirbaş, kırtasiye, sarf ve temizlik malzemesi gibi ihtiyaçlarını, birimlerin talepleri doğrultusunda karşılamak ve devir yapılan birim tarafından muhasebe kayıtlarının yapılıp yapılmadığını takip etmek.
c) Rektörlük ve Rektörlüğe bağlı birimlerin ihtiyacı olan ve stoklarda askeri stok seviyesinin altına düşen veya stoklarımızda mevcut olmayan taşınırların (demirbaş, kırtasiye, sarf, temizlik, akaryakıt, pul, vs.) temin edilebilmesi için ihtiyaç listesini hazırlayarak satın alma birimine göndermek.

2- İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının Taşınır Kayıtlarını tutmak.
a) İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına verilen makine teçhizat ve demirbaş malzemelerin taşınır kayıtlarını tutmak. Taşınırları sicil numaralarına göre kullanıcılarına zimmet karşılığında teslim etmek ve iade edilen taşınırlarında kontrolleri yapılarak teslim almak.
b) Mali yılsonu hesapları, kurulan komisyon üyelerince sayım yapılarak kontrol edilip, Envanter kayıtlarıyla muhasebe kayıtlarının tutarlılığını sağlamak. Sayım sonuçlarına göre gerekli belge ve evrakları hazırlayarak muhasebe birimine göndermek.

3- Birimlere devir işlemi yapılan taşınırlarla gerekli işlemlerini yapıp muhasebe hesaplarını kontrol etmek.
Birimlere devir işlemi yapılacak olan taşınırlardan, devir için harcama yetkilisi ve üst yönetici onayı alınması gerekenler için onay işleminin alınması, onay alındıktan sonra devir çıkış işlemi yapılarak taşınırı gerekli birime teslim etmek. Devir işlemi yapılan taşınır için devir alan birim tarafından muhasebe hesabının verilip verilmediğini kontrol etmek.

4- Ekonomik ömrünü tamamlayan taşınırların hurda işlemlerini yapmak.
a) Ekonomik ömrünü tamamlayıp kullanılamayacak durumda olan (eskimiş, yıpranmış, kırılmış vb.) dayanıklı taşınırlar için, gerekli belge, tutanak ve evrakların hazırlanarak kayıtlardan düşümünü yapmak.
b) Hurdaya ayrılan taşınırların satış işlemleri için gerekli yazışmaların yapılması ve satışı yapılan hurdaların ilgili kişi veya kurumlara teslim işleminin yapılması.

5- Ayni yardım alan personelin giyim yardımı ile ilgili işlemlerini hazırlamak.
Giyim yardımı yapılan personel için her yıl giyim yardımı listesi hazırlanarak satın alma birimine talebini yapmak. Satın alma birimince alımı yapılan malzemeler firmadan teslim alınarak, muayene kabul komisyonu tarafından incelemesini sağlamak. Komisyonun uygunluk raporu alındıktan sonra malzemeleri düzenli ve eksiksiz bir şekilde gerekli birim veya kişilere tutanak karşılığında teslim edilmesini sağlamak.

6- Araçların yakıt işlemlerini takip etmek.
a) Rektörlüğe bağlı hizmet araçlarının yıllık yakıt tüketimini hesaplayarak, satın alma birimine ihtiyaç miktarının talebini yapıp satın alma işleminin yapılmasını sağlamak.
b) Araçların yakıt sarfiyatını takip ve kontrol etmek ve her ay sonu yapılan sarfiyat için fatura karşılığında taşınır işlem fişi düzenleyip, bir nüshasını satın alma servisine ve bir nüshasını ise harcama fişleri ile birlikte araç akaryakıt takip dosyasında muhafaza etmek.

7- Kalorifer yakıtı ihtiyacını belirleyip, teslim alma ve diğer işlemlerini yapmak.
a) Üniversitemiz İbn-i Sina kampüsü Eğitim bloklarının ısıtılmasında kullanılan kalorifer yakıtının, yıllık tüketim miktarını belirleyip talep yazısını satın alma birimine yazmak. İhale sürecinden sonra şartnamede belirtilen sözleşme gereği ihtiyaca göre firmaya sipariş yazılarını yazmak. Belirtilen süre içersinde teslim alma işlemini sağlıklı ve güvenli bir şekilde gerekli kontrollerin yapılmasıyla gerçekleştirmek.
b) Yakıtın teslim alımında öncelikle tankların kapaklarının ve boşaltma vana kapaklarının mühürlü olup olmadığını kontrol etmek, tankın her gözünden belirli miktarda alınan yakıt örneğinin karıştırılıp, numune kaplarına doldurmak. Numune kaplarının kapaklarını mühürleyip kırılmaya ve dökülmeye karşı tedbir amaçlı iyice kapanmasını sağlamak.
c) Analiz için alınan 4 şişe numune örneklerinden 2 tanesi yazı ekinde laboratuara, 1 tanesi tutanak karşılığında firmaya teslim edilirken, 1 tanesi ise birimimizce muhafaza edilir. Analiz sonuçlarına göre fatura karşılığında taşınır işlem fişi düzenlenerek satın alma servisine gönderilir.

8- Kamu konutlarıyla ilgili işlemleri yapmak.
a) Konut tahsis talebinde bulunan personelin talep formlarını düzenli bir şekilde tutarak, her yılsonu (31 Aralık tarihi) itibarı ile yeni puanlama listesini hazırlayıp Tahsis Komisyonuna sunmak. Tahsis komisyonunun uygun görüşleri alındıktan sonra Üniversitemiz Web sayfasında yayınlanmasını sağlamak. Ayrıca yıl içinde gelen bilgi değişikliği konusundaki taleplerle ilgili veya yıl içinde yapılan tahsis ve feragat la ilgili bilgi güncellemesinin zamanında yapılmasını sağlamak.
b) Konuttan çıkması gereken (süresi dolan) personelin sıralamasını takip edip, konutu boşaltma yazısını süresi içinde yazıp bildirim yapmak. Boşalan konutun teslim alınması aşamasında, birim personelimiz tarafından konutun içersinde herhangi bir eksiklik olup olmadığı, elektrik sayacı, doğalgaz ve su sayaç numaraları kontrol edilip lojman çıkış tutanağına yazılarak imza karşılığında teslim alınır. Tutulan tutanağın bir suretinin yazı ekinde personel daire başkanlığına ve bağlı bulunduğu birime bildirimini yapmak.
c) Boşalan konutlar için sıralama listesinde belirtilen puanlama doğrultusunda,  sıradaki personele tahsis yapılması için öncelikle tahsis komisyonunun onayı alınır. Alınan komisyon kararının bir örneği personele yazı ile tebliğ edilir ve lojman giriş tutanağı ile birlikte teslimat yapılır. Yapılan tahsisle ilgili bildirim yazısının bir örneği Personel Daire Başkanlığına ve bir örneği de personelin bağlı olduğu birime gönderilir.

9- Otoparkla ilgili işlemleri yapmak.
a) Otopark için gelen taleplerin takibini tarih sırasına göre düzenli olarak tutmak. Boşalan otoparklar için çıkış tutanağı düzenlenerek teslim alınır ve Personel Daire Başkanlığına ve bağlı bulunduğu birime bildirimi yapılır.
b) Boşalan otoparkın sıradaki personele tahsisi yapılarak, Personel Daire Başkanlığına ve personelin bağlı bulunduğu birime bildirim yazısını yazmak.

10-Yapılan etkinliklerde destek hizmeti görevinde bulunmak.
Üniversitemizce yapılan ( Açılış törenleri, Mezuniyet törenleri, Şenlik, Konser ve Turnuvalar vb. ) etkinliklerde gerekli olan tören malzemelerinin sağlanması ve düzenlenmesi konusunda destek hizmetinde bulunmak, söz konusu malzemelerin takip ve kontrolleri yapılarak teslim alıp güvenli bir şekilde muhafaza etmek.